OMI-APequeñas dosis  

 

Fascículo 2: EL FICHERO DE PACIENTES Y LA AGENDA
 


CONTENIDO

 I. A VUELTAS CON EL FICHERO DE PACIENTES

  • BUSCAR PACIENTES
  • DAR DE ALTA
  • DAR DE BAJA

  •  II. LA AGENDA Y SU MUNDO

  • CREACIÓN
  • DISEÑO
  • EL DÍA A DÍA

  • Autores: Juan Bravo Acuña (Pediatra) y Julia Gutiérrez Macías (Auxiliar Administrativo).
     



     
     
    En este fascículo pretendemos darle un repaso a dos de los pilares de OMI-AP: el fichero de pacientes y la agenda de citas. Aunque pueda resultar un poco “espeso” (esperemos que no), su conocimiento es primordial para empezar a dar pasos firmes en la organización de un centro informatizado. De la pulcritud de la base de datos de pacientes depende la precisión de nuestros datos y, lo que es igual de importante, la comodidad de nuestro trabajo. Las agendas transparentan la organización y la filosofía de trabajo. Son, en definitiva, excelentes indicadores de la calidad del servicio que prestamos a la población.
     
     

    I. A VUELTAS CON EL FICHERO DE PACIENTES

    En OMI-AP cada paciente tiene una ficha, en la que se recogen sus datos administrativos y de filiación, y una historia clínica. A la primera tienen acceso tanto el personal administrativo como el sanitario y a la segunda sólo los sanitarios.
    Para consultar la ficha administrativa de un paciente debemos acceder al fichero: Lista de pacientes, y comprobar que ya está incluido en él. Si no fuera así, tendríamos que crear una nueva ficha (más adelante veremos cómo).
     

    BUSCAR PACIENTES

    La Lista de Pacientes

    El acceso a la Lista de pacientes podemos realizarlo de 2 formas:

  • Hacemos clic en el icono correspondiente, un fichero amarillo con una mano, de la pantalla inicial o de la Lista de pendientes. A ese icono, OMI le da el nombre de Historial Clínico pero a nosotros nos da igual, porque sabemos que vamos a ir a parar a la Lista de pacientes, ¿o no?.
  • Seleccionamos Gestión de la barra de menús en esas mismas pantallas, o desde la Agenda, y, en el menú desplegable, hacemos clic en Historia clínica. Si queremos atajar, podemos hacerlo también a través del teclado, pulsando Alt+G y H consecutivamente. Una vez dentro de una historia clínica (Tapiz, Apuntes, etc.), el fichero general de pacientes ya no es accesible.

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    En la parte superior de la Lista de pacientes vemos el título de 8 carpetas, en las que TIS es el número de la tarjeta sanitaria individual, NHC el número de historia clínica en OMI e Interno es el código de identificación de la historia de papel. El NHC lo asigna OMI a cada paciente de forma correlativa, a medida que se van incluyendo nuevas fichas; es un número único para cada persona y por lo tanto irrepetible. El Interno es el número por el que localizábamos la historia familiar o personal con anterioridad y nos sirve para mantener la vinculación del paciente con la historia “en átomos”, por lo que resulta útil mientras coexistan los registros en papel y los electrónicos.
    Cada vez que seleccionamos una de esas carpetas (haciendo clic en ella), comprobamos que la lista de pacientes se ordena de forma ascendente, atendiendo al criterio seleccionado: primer apellido, segundo apellido, etc. Por defecto están ordenados por el primer apellido, comenzando por la letra a. Para ver todos los datos del paciente utilizaremos la barra de desplazamiento (hacia derecha e izquierda), situada en la parte inferior de la pantalla.
     

    Cómo localizar a un paciente

    Habrá primero que seleccionar el criterio de búsqueda (por ej. el número de historia clínica o el número interno), haciendo clic en la carpeta en cuestión. Rellenamos el campo y pulsamos el tabulador, el ordenador realizará la búsqueda y seleccionará al paciente, mostrándolo resaltado en color. En el caso de que utilicemos el primer apellido, al escribirlo, en la lista aparecerán todas las personas que compartan ese apellido, por lo que tendremos que buscar a nuestro paciente entre los de la lista. Si utilizamos los 2 apellidos y el nombre, aparecerá seleccionada la persona a la que buscamos.

    Atajo: si en cada campo escribimos sólo las 2 ó 3 primeras letras de los apellidos, pasando de un campo a otro con el tabulador, es muy probable que aparezca nuestro paciente seleccionado o, por lo menos, estará entre los que nos muestre la lista.
    Para acceder a la ficha administrativa, una vez que tenemos seleccionado a nuestro paciente, sólo tenemos que pinchar en Modificar, hacer doble clic en el nombre del paciente o pulsar intro.

    Otro camino para llegar a la ficha del paciente

    Si tenemos acceso a la historia clínica del paciente (personal sanitario) podemos consultar y modificar su ficha a través del Tapiz. En la esquina superior izquierda vemos el apartado de Datos del paciente, en el ejemplo lo vemos con un punto rojo que nos indica que hay una anotación en el campo observaciones de la ficha administrativa. Cuando hacemos clic en la interrogación accedemos a la ficha administrativa. Al salir de ésta, volvemos al Tapiz. En esta misma pantalla, en el apartado de Pendientes, podemos fijarnos en la carpeta Administración; si el nombre está en negro, en vez de gris, nos indica que falta algún dato de la ficha. Pinchando en esa carpeta veremos qué campos nos faltan por rellenar.
    Es mejor estarse quietecitos y no entrar desde el Tapiz en la ficha administrativa. Hay un pequeño detalle que lo convierte en un acto peligroso: nada más entrar en ella, el cursor se sitúa en el primer apellido, de forma que inconscientemente podríamos modificarlo. En cualquier caso, si entráramos por este camino, recomendamos salir a través del botón Cancelar.
     
     

    DAR DE ALTA A UN PACIENTE

    Cómo rellenar la ficha administrativa
    Pulsaremos el botón Añadir de la parte inferior de la Lista de pacientes. La siguiente pantalla nos mostrará una ficha en blanco que habremos de rellenar de la forma más completa posible.

    La Ficha administrativa en OMI-AP está compuesta por 5 carpetas. Las 3 primeras recogen los datos del paciente y las 2 últimas están reservadas para incluir observaciones e imágenes. Al rellenarla hay que prestar especial atención a algunos apartados: En la carpeta Datos domicilio/Contactos debemos completar los 4 campos de la primera línea: código postal, nombre de la provincia y el teléfono con las 2 ó 3 primeras cifras (antes prefijo) en la primera casilla. Esos datos los utiliza OMI para crear el grupo familiar, asociando a todas las personas que viven en el mismo domicilio. ¡Advertencia! Cuando modificamos los datos de la ficha de un paciente, es muy probable que OMI nos pregunte si queremos extender esos cambios al resto del grupo familiar, es decir a las otras fichas con las que está asociada. El agrupamiento se comprueba pinchando en el botón correspondiente (una especie de familia “naïf”), que nos llevará a una ventana con los nombres, edad y NHC de los integrantes de ese grupo familiar. Si no somos cuidadosos podemos reunir a pacientes sin ninguna relación entre sí en un mismo grupo familiar, que más que grupo sería comuna. El grupo familiar viene a remedar, de forma automatizada, a la “historia familiar”. En la carpeta Datos administrativos se debe anotar el número de afiliación a la seguridad social (NASS) con todos sus dígitos, los correspondientes a la provincia, el propio número de afiliación y los 2 dígitos de control. Si no estuviera completo, no podríamos imprimir recetas. En esa misma carpeta hay que elegir cuidadosamente el lugar de nacimiento del paciente, especialmente si trabajamos con TIS, puesto que su código asociado se emplea en todos los trámites de tarjeta sanitaria: cambios de domicilio, de médico, etc.
     

     
     
     
     
     
     
     

    En la pantalla de la ficha encontramos varios iconos en la parte superior que nos permiten imprimir documentos administrativos relacionados con la TIS (F1, F2 ó F4), pero también la ficha del paciente, un listado de anamnesis y un listado de la historia clínica, con cada episodio del paciente impreso en un folio (opción no recomendable a no ser que queramos acabar con todos los bosques del planeta).
     

    Alta rápida: la “minificha”
    Es posible que al intentar dar cita a un paciente desde la agenda, no lo encontremos por no estar incluido en el fichero (Lista de pacientes). Tenemos la posibilidad de darle de alta de una manera rápida, rellenando una ficha reducida que requiere rellenar sólo unos pocos campos. Con esto conseguimos asignar una cita al paciente, pero poco más, por ello debemos restringir al mínimo posible la utilización de esta modalidad de alta, evitando así que nuestra base de datos se convierta en un almacén de fichas incompletas con las que sea imposible trabajar. A la primera oportunidad que tengamos, completaremos el registro, siendo recomendable que se haga en el área administrativa.

    La verdad es que recomendamos no utilizar este sistema de alta por los problemas que genera, tanto en el trabajo cotidiano como en la explotación de los datos (ver más adelante “Consejos útiles…”).
    DAR DE BAJA A UN PACIENTE

    El fichero de pacientes no es en absoluto estático. Por diversos motivos, algunos de nuestros pacientes causarán baja. Para hacérselo saber a OMI, tenemos que seleccionar Inactivo en el campo Tipo de paciente en la carpeta Datos administrativos de la ficha. Podemos indicar también la causa: defunción, duplicado o traslado. A pesar de estar inactivo, el paciente seguirá incluido en nuestro fichero.
    Si lo que queremos es que desaparezca del fichero (Lista de pacientes), pulsaremos el botón “Pasar a histórico”. OMI nos preguntará la causa de la baja y la fecha. A partir de ese momento dejará de verse en la Lista de pacientes. Pero no hay que preocuparse, no se borran sus datos, sino que pasan a un nuevo fichero, el Histórico de pacientes, al que se accede a través de Gestión => Histórico de pacientes o con atajo de teclado Alt+G seguido de I.
    En la pantalla de este Histórico de pacientes sólo podemos consultar por apellidos y por TIS. En la parte superior tenemos acceso a varios iconos que nos permiten consultar la ficha del paciente, devolverle a la Lista de pacientes, eliminar su identificación o borrarlo completamente.
     
     

    Consejos útiles relacionados con el fichero de pacientes

    Todos consideramos nuestro tiempo como algo muy valioso. Si desde el principio seguimos unas recomendaciones básicas, aprovecharemos al máximo las posibilidades del programa y además ganaremos tiempo.

    Debemos rellenar de la forma más completa posible las fichas de los pacientes, evitando dar altas rápidas. Podemos emplear el “truco” que explicamos en el fascículo de presentación, añadiendo pacientes ficticios del tipo de DESPLAZADO DESPLAZADO DESPLAZADO o NO ENTIENDO EL NOMBRE PREGUNTAR.

    Es conveniente mantener actualizado el fichero, pasando a inactivos o al Histórico a las personas que se trasladen, fallezcan, etc. También es aconsejable depurarlo de forma periódica, como se comentó en el fascículo anterior.

    Aconsejamos mantener una comunicación fluida entre el personal sanitario y el administrativo. Un método muy eficaz es la utilización del flash administrativo, además del leguaje oral, por supuesto.



     
     
     

    II. LA AGENDA Y SU MUNDO

    Tras “el aperitivo” de la presentación y “ los entremeses” del fichero de pacientes, ya ha llegado el momento de “un plato fuerte”: la agenda. De todos los temas que trataremos en esta publicación, puede que éste sea uno de los que más nos interese y afecte a todos, tanto al personal administrativo como al sanitario. Esperamos no defraudar. ¡Va por ustedes!.

    La Agenda de OMI nos permite organizar el trabajo diario de los profesionales del centro. En algunos sitios sólo estará informatizada el área administrativa y en otros también las consultas. Sea cual sea nuestro caso, siempre será necesario comenzar por crear las agendas de los profesionales. Es una labor que tienen que realizar los supervisores, aunque idealmente todos los profesionales deberán participar y alcanzar consensos sobre sus diferentes aspectos.

    Si queremos seguir paso a paso este capítulo, es conveniente sentarse cómodamente delante del ordenador con la aplicación OMI-AP abierta y recorrer las pantallas, al mismo tiempo que se hace referencia a ellas en el texto.
     

    CREACIÓN DE LA AGENDA (supervisors only)

    El primer paso para OMIzar el sistema de citas del centro lo da el supervisor, añadiendo usuarios a través de la aplicación OMI-GUR. Tendrá que clasificarlos en grupos: Titulares (médicos con cupo asignado), Médicos (suplentes o MIR), Enfermeras, Administrativos, Unidades, Salas y Otros. Para cada uno de los usuarios habrá que elegir a su vez si será supervisor o no, si estará vigente o no y si tendrá agenda o no, etc. Una vez decidido todo eso, podrá crear la agenda de cada usuario, para lo que es preciso seguir una serie de pasos que ahora trataremos brevemente, utilizando la “terminología OMI”:

    1. Definir las Agendas. Establecer los parámetros de todo usuario que tenga agenda, incluyendo los que correspondan a salas, etc.: si trabaja o no los festivos, cuantos días de agenda se generarán automáticamente (horizonte) y la hora límite hasta la que se le podrán añadir citaciones para el día actual. Desde OMI-GUR => Gestión => Administrador de usuarios (también desde OMI-AP => Gestión => Agenda => Especial => Profesionales).

    2. Definir los Actos. Determinar la denominación de los diferentes tipos de citas (actos) que realizamos en el Centro, asociarlas si interesa a un determinado tipo de agenda y especificar cuántas unidades (bloques) de tiempo van a ocupar. Además, también podremos decidir qué actos serán específicos de la atención domiciliaria, para que, al utilizarlos, se nos ofrezca la impresión de los datos del paciente. Desde OMI-AP =>…=> Especial => Actos.

    3. Anotar los días festivos del año. Pues lo dicho, pero teniendo en cuenta que se aplican al año en curso, o sea, que habrá que rediseñarlo anualmente. Desde OMI-AP =>…=> Especial => Fiestas.

    4. Definir las Situaciones. Adjudicar sentido a los códigos de colores, a sabiendas de que a partir del código 5, que viene precargado con la denominación “especial” y de color rojo, las horas marcadas en la matriz con estas situaciones estarán bloqueadas y no podrán emplearse para la citación. Desde OMI-AP =>…=> Especial => Situaciones.

    5. Diseñar las Matrices horarias. Hacer la plantilla, primero en papel, de las citas de cada agenda para cada uno de los días de la semana. Para elaborarlas con más comodidad, la versión 4 de OMI tiene una herramienta que es el Asistente para crear matrices, que nos va guiando en todo el proceso. De forma resumida, éste consiste en dividir el tiempo de consulta o atención al paciente en bloques de una duración determinada y después asociarles actos y situaciones. El asistente permite elaborar la agenda de un día y copiarla para el resto de la semana o incluso para otros profesionales. También puede hacerse “a pedalillo”, sin emplear el asistente, muy recomendado para masoquistas y para corrección de errores o modificaciones. Desde OMI-AP =>…=> Especial => Matrices Horarias => Semana Laboral (o Sábado y Domingo).

    6. Generar Agenda. Se pueden generar de modo individual, por períodos o automáticamente. Esta última opción es la más segura y cómoda, y será la que empleemos rutinariamente, por ejemplo una vez por semana, y consiste en que OMI lee, agenda por agenda, la fecha de última generación (que se puede comprobar desde la ficha del usuario en OMI-GUR o desde OMI-AP =>…=> Especial => Profesionales) y genera tantos días como le falten para alcanzar el “horizonte” de citas prefijado para cada agenda. Finalmente actualiza la fecha de última generación, anotando la del último día que acaba de crear.
    La generación individual y por períodos sirven para hacer ajustes temporales en las agendas. Habrá que realizarlas con mucho cuidado, pues podemos provocar inadvertidamente duplicaciones de horas de citas.
    Desde OMI-AP =>…=> Especial => Generar Agenda.
    Siempre que generemos individualmente una agenda, debemos actualizar la “Fecha de última generación”. De no hacerlo así, la siguiente vez que generemos en modo automático, muy probablemente duplicaremos citas.
      Definir la Lista de Perfiles. Diseñar el listado de agendas enlazadas entre sí, para permitir la cita múltiple. Pueden asociarse un máximo de tres agendas por perfil, prefijándose el orden de aparición y si deben ofrecerse a todos los usuarios o sólo al profesional que lo definió. Desde OMI-AP =>…=> Especial => Gestión perfiles.

    No es necesario trabajar con cita múltiple ni por lo tanto definir la lista, al menos para empezar a andar con las agendas.
    • Control del porcentaje de concertadas y espontáneas. En OMI las citas sólo pueden ser de 2 tipos: espontáneas, las solicitadas directamente a la unidad administrativa por el paciente, y concertadas, las derivadas de un acuerdo previo del paciente con el personal sanitario o de una determinada sistemática de trabajo en el centro. Cualquier cita, aunque la hayamos denominado (acto) revisión, control, demanda, EKG, etc, inevitablemente se grabará además como espontánea o como concertada. Para facilitar el trabajo, cuando un administrativo va a dar cita, se le ofrece por defecto como espontánea y, sin embargo, como concertada si quien las da es un sanitario. En ambos casos puede modificarse sobre la marcha.
    • OMI permite delimitar el tipo de actividad diaria de los profesionales, mediante la determinación de cuál porcentaje de las citas diarias dedicaremos a la consulta concertada y cuál a la espontánea. Esta opción se activa desde el archivo omiapw.ini, por lo que aconsejamos fervientemente que, si se decide utilizarla, lo supervise un informático con conocimientos de la aplicación.
    • Para poder establecer los parámetros de esta función, una vez activada, nos dirigiremos a Gestión => Agenda => Especial => Control de espontáneas => Determinación porcentajes. Podremos establecer el porcentaje máximo de nuestra agenda que dedicaremos a cada tipo de cita y que puede ser diferente según el día de la semana. Si queremos que, por ejemplo, los lunes no tengamos citas concertadas, debemos poner 100 en la espontánea y 0 en la concertada. Si nos da igual que un día tengamos toda la consulta con citas concertadas y sin espontánea o viceversa, sería 100 y 100. En la mayor parte de los casos, lo más lógico será dejar 100 en espontánea y limitar la concertada al porcentaje máximo que queramos dedicar cada día. Podemos decidir durante cuánto tiempo queremos aplicar esas limitaciones. Para que la Determinación de porcentajes se aplique a las agendas hay que, finalmente, seleccionar Regeneración control espontáneas.
    • ¡cuidado!, si no se regenera, todo queda bloqueado y no se pueden dar citas.
    • Para rizar el rizo, también se puede limitar el número de citas espontáneas que podemos dar, en función de la lejanía en el tiempo de la cita, gracias a la opción “Apariciones espontáneas”. Pero no sigo, porque seguro que la cefalea ya es insoportable.
    • DISEÑO DE LA AGENDA: UN POCO DE TEORÍA

      Para esto que vamos a contar, no hace falta mirar al ordenador.
      La agenda plasma cómo queremos que entren nuestros pacientes en la consulta e incluso cómo deseamos relacionarnos entre los profesionales del mismo centro. De su diseño dependerán la accesibilidad, la coordinación entre las actividades del centro, el tiempo de espera de los pacientes, la adaptabilidad a las variaciones en la demanda y la comodidad para realizar la citación (aspecto importantísimo).

      Debemos adaptar la agenda a nuestra forma de trabajar (es fácil decirlo, pero lleva su tiempo), teniendo claro, en el caso de los sanitarios, que nunca saldremos de la consulta antes que el último paciente. De nada nos servirá que la agenda tenga la última cita a las 7, si siempre acabamos a las 8 y media, salvo para que sistemáticamente tengamos bronca en la sala de espera.
      Merece la pena esforzarse en conseguir una normalización en la sistemática de diseño de las agendas. Los significados de los actos (denominación) y de las situaciones (colores) de las citas, deben estar claros y asumidos por todos. Mensajes al personal administrativo del tipo de “a mí me los citas a partir de tal hora” o “no me ocupes, con citas a demanda, la concertada que haya quedado libre” deben evitarse. La citación desde el área administrativa debe ser casi un acto reflejo.

      Hay dos tipos extremos de agenda: la cerrada y la abierta:

    • En la agenda cerrada los tipos de actos a realizar y su duración, están prefijados en la matriz. Es decir, a tal hora tenemos la concertada corta, a otra la larga, a otra la demanda, a otra los domicilios, etc. Todo está metódicamente previsto.
    • En la abierta, cualquier actividad puede desarrollarse a cualquier hora, dentro del horario de consulta. Los tiempos (número de bloques) se “cogen” en función de para qué, y el tipo de acto de la matriz y la división del tiempo son únicos.

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      Por lo general, al principio estamos tentados de utilizar una agenda cerrada, en parte porque nos cuesta desprendernos de la inercia de sistemas anteriores y porque nos parece que así queda todo más organizadito. Con el tiempo, a medida que descubrimos la versatilidad de la agenda de OMI, lo más probable es que la vayamos abriendo e incluso que lleguemos a la apertura total. Esto favorecerá la resolución más rápida de los problemas, es decir, acortará la duración los episodios de nuestros pacientes y, además, debemos tener muy presente que es justo lo que ellos desean.
      La hora límite de asignación (“Hora lim. asig.”) establece, para cada agenda, el momento a partir del cual no se deben dar citas para el mismo día. Llegada esa hora, la agenda de la jornada se pone en blanco. Pues bien, mientras se utilicen historias de papel, esta limitación de la accesibilidad de los pacientes para la citación espontánea será muchas veces inevitable, para evitar así los paseos continuos desde el archivo a las consultas (de todas formas, los pacientes aprenden rápido las palabras mágicas: “vengo de urgencia”). Esta situación cambia con la informatización de las historias clínicas: ya todas “están” en la consulta y no hay por lo tanto justificación o excusa para limitar la hora de la citación. Este cambio, que puede ser gradual, favorece tanto a los pacientes como a la propia organización del Centro.
       

      Aunque parezca una "chorrada", resulta práctico el tener prefijada en todas las matrices una hora en rojo (situación “especial”), ya que, cuando estemos citando, no desaparecerá nunca de nuestra vista en la agenda y evitará el error de que se den citas para el día siguiente, creyendo que se está haciendo para el actual.
      Los colores de las citas (situaciones) tienen muchas posibles utilidades, una de ellas es la de servir para crear “colchones” horarios. Por ejemplo, si establecemos que las citas de color azul sólo se asignarán cuando todas las negras se hayan ocupado, podremos diseñar matrices compuestas por ciclos de 3 citas de 5 minutos, de las cuales las dos primeras serán negras y la tercera azul. Como consecuencia, los días “buenos” veremos una paciente cada 7,5 min. de promedio y los “malos” cada 5 min. Otro diseño posible sería juntar en la matriz las horas en negro y dejar un tramo continuo en azul, que sólo se utilizaría en caso de demanda intensa. El caso es que no haga falta forzar citas: OMI chirría y se queja cuando se hace, y nosotros también.




       

      EL DÍA A DÍA DE LA AGENDA

      A continuación veremos cómo citar a un paciente, cómo consultar, cambiar o anular sus citas y algunas funcionalidades más. Todo eso lo hacemos a través de la Agenda. El camino más sencillo para llegar a ella es a través del icono del reloj de la pantalla inicial, pero podemos acceder también desde la barra de menús de esa pantalla, seleccionando Gestión => Agenda o, con el teclado, pulsando Alt+G seguido de A. Estas dos últimas opciones también podemos utilizarlas en otras pantallas. Así llegamos a la pantalla de la Agenda, donde encontramos los iconos que nos permitirán, de izquierda a derecha, asignar citas por profesional, por paciente, cambiar, anular o consultar citas, asignar citas múltiples, que ya veremos en qué consiste, e ir a la pantalla de Gestión de Asistencia (la rosquilla verde), muy útil como comprobaremos.

      DAR CITAS

      Citar a un paciente
      Podemos citar a nuestros pacientes siguiendo dos caminos diferentes: seleccionando primero al profesional (agenda) o bien al paciente.

      Asignar cita por profesional
      Es el modo en el que suelen citar los sanitarios en sus consultas. Al pulsar el icono correspondiente nos aparece la pantalla Asignación de citas. En la parte izquierda vemos a los profesionales o las salas que tienen agenda abierta, debemos elegir el que nos interese. El profesional que ha iniciado OMI-AP con su clave, aparece seleccionado por defecto, si es que tiene agenda. En la parte superior se puede elegir la fecha en la que queremos asignar la cita (podemos escribirla, buscarla con las flechas o pinchar en el calendario), y en la inferior vemos los “huecos” libres que nos quedan para ese día y para los dos siguientes. Si lo que deseamos es buscar un tipo de acto concreto y no ver el resto, lo seleccionamos en la parte inferior y señalamos el campo “visto”.
      Si tenemos activada la opción Control de espontáneas y determinación de porcentajes, en la parte inferior de cada columna aparece el número de “huecos” libres (no el porcentaje) que nos quedan por asignar, tanto de citas espontáneas como concertadas.

      Para elegir la cita haremos doble clic en el “hueco” que nos interese. Nos encontramos la pantalla Visualizar Cita Elegida donde determinaremos si la visita es concertada o espontánea, el tipo de acto y el número de bloques asignados. Al aceptar nos lleva a la Lista de pacientes para seleccionarlo (si estamos citando con una historia abierta, nos ofrece el paciente con el que estamos trabajando). En la siguiente pantalla se nos informa de las características de la cita elegida, nos permite añadir alguna observación, diferenciar si la cita se ha dado por teléfono o en el mostrador y consultar otras citas pendientes del paciente. Al acabar, volvemos a la pantalla Asignar citas por profesional, de la que habrá desaparecido el “hueco” que acabamos de ocupar.

      Citar desde la historia clínica. Es muy recomendable, nada más iniciar la consulta diaria, abrir la ventana flotante de herramientas (icono de la llave inglesa) y situarla, arrastrándola con el ratón, a un lado de la pantalla, para así tener siempre a la vista el icono de la agenda (el reloj) y poder dar cita con rapidez.
      Asignar por paciente
      Es el método que habitualmente utilizan los administrativos. Para citar al paciente se pulsa el icono Asignar por paciente, que nos lleva a la Lista de pacientes, que en este caso ofrece algunas posibilidades nuevas. Tras elegir el paciente, si hacemos clic en “Citar c.” o doble clic en el nombre del paciente, nos conducirá a la pantalla de Asignación por profesional, colocándonos en la agenda el médico que tiene ese paciente, de modo que podemos seguir el proceso como ya hemos explicado. Si pulsamos “Citar s.”, nos aparece otra pantalla de citación en la que sólo se ve un día de agenda.
       

      Forzar cita
      En aquellas situaciones en las que no haya “huecos” para citar a una persona, tenemos la posibilidad de forzar la cita, asignándole un espacio ya ocupado. Se hace a través del botón “Forzar cita” que encontramos en la pantalla de Asignación. En lo posible debemos evitar esta modalidad de citación, aunque puede resultar interesante para citar a las urgencias u otras consultas que no admitan demora.

      Cita múltiple
      OMI permite citar en varias agendas a la vez (hasta 3), bien de forma conjunta o secuencial, bien el mismo día o diferente. Un ejemplo son las revisiones de salud de los niños en las que nos interesa que se citen el mismo día en enfermería y pediatría o las citas enlazadas para la sala de extracciones y recogida de resultados. Para poder dar este tipo de citación, primero tendremos que asociar las agendas. Se hace por medio de la Gestión de perfiles. Pulsando el botón aparece una pantalla donde podemos elegir si el perfil (la asociación que vamos a hacer) sólo lo podrá utilizar el usuario que lo definió o bien si será general para el centro, el nombre de ese perfil, a qué profesionales o salas agrupa (no más de 3) y el orden en el que aparecerán en la pantalla de Asignación de citas. Para nuestro ejemplo, utilizaremos una cita de enfermería y pediatría:
      Si queremos citar a un niño con ambos a la vez, señalamos el icono de cita múltiple en la pantalla Agenda; nos encontramos la pantalla de Asignación múltiple de citas, si marcamos perfil general, se ofrece una lista de perfiles en la que seleccionamos ENF+PED , de modo que ahora la pantalla nos muestra las agendas de los 2 profesionales, de las que tomaremos los huecos que nos interesen.
       

      Visitas a domicilio
      Podemos mejorar el sistema de recepción de los avisos si los citamos, aunque sean forzados, seleccionando un acto de tipo Domicilio. Si así lo hacemos, pasaremos a la pantalla de Cita Domiciliaria, que nos permite ver datos del paciente, incluidos los de su domicilio. Al aceptar, OMI nos preguntará si queremos imprimir los datos del aviso, para poderlos llevar con nosotros en el “paseo”.
      Tenemos la posibilidad de llevar un control de las visitas domiciliarias a través de la pantalla Visualizar visitas domiciliarias, a la que se llega desde la Agenda, haciendo clic en el menú Agenda => Visitas domiciliarias. En la pantalla se muestran los profesionales, la fecha y los pacientes con cita a domicilio, pudiendo imprimir una lista de los avisos citados. Si elegimos una de las citas y hacemos doble clic o elegimos Modificar, vemos una nueva pantalla: Gestión Visitas Domicilio, con 3 carpetas:

      1. Visita, con los datos del aviso y en la que podemos añadir quién lo realizó, la fecha y la hora de la atención.
      2. Observaciones.
      3. Comentario.
       

      ANULAR, CAMBIAR O CONSULTAR CITAS

      Buscar citas por paciente
      Para realizar todas estas acciones enumeradas en el título, utilizamos el icono correspondiente de la Agenda. Nos aparece la pantalla Búsqueda citas por paciente. En ella seleccionamos al paciente, elegimos la fecha desde la que queremos revisar las citas y escogemos una cita que podemos consultar, cambiar o anular, pinchando en el botón correspondiente.

      Si estamos en el Tapiz, se pueden consultar las citas futuras que tiene el paciente en cuestión, pinchando en la casilla Pendientes (arriba a la derecha) la carpeta Agenda.
      Consultar citas por profesional
      Es posible consultar las citas y los “huecos” de la agenda de un profesional o una sala a través del icono correspondiente de la pantalla Agenda. Nos lleva a la pantalla Visualización dietario, donde elegimos el profesional y la fecha. Si hacemos doble clic en el nombre del paciente, veremos las características de la cita y además podremos añadir observaciones.
       

      El dietario
      Para consultar la actividad que tiene programada un profesional en un día concreto y ver también los “huecos” vacíos, OMI pone a nuestra disposición el llamado dietario. Para verlo hay que llegar a la pantalla de Asignación de citas y pulsar el botón “Dietario”. En la pantalla se muestran todos los pacientes citados y los “huecos” vacíos en la fecha seleccionada, pero también aparecen los datos del paciente, si la cita es forzada o no, quién citó al paciente (o sea a quién echarle la bronca si hay problemas) y las observaciones que se hubieran anotado.
      Podemos utilizar la pantalla para dar una cita o consultar una ya asignada, haciendo clic en un hueco vacío o en el nombre del paciente, respectivamente. También podemos forzar cita, anotar o cancelar la hora de entrada de un paciente, con los iconos de la parte superior izquierda.

      Esta es una pantalla que nunca nos hartaremos de mirar. Con un vistazo desde aquí, se ve cómo va la feria y la que nos espera los siguientes días. También se utiliza a veces para citas forzadas, pues desde aquí no las damos a ciegas.

       

      ANULAR, TRANSFERIR Y REASIGNAR EL DIETARIO

      Para anular, transferir o reasignar el dietario (la actividad programada en la agenda) de un profesional, tenemos que pulsar Especial en la barra de menús de la Agenda y, en la lista que se despliega, elegir la opción deseada.
       

      Anular dietario
      Permite eliminar “huecos” de la agenda de un profesional para evitar que se citen pacientes. La anulación puede abarcar determinadas horas de un día o bien jornadas completas. Para llegar a la pantalla de Anulación de dietario se sigue el camino Especial => Anular Dietario. A partir de ahí sólo hay que rellenar los datos que nos solicitan. ¡Cuidado! Puede que se vean afectadas citas que ya estaban asignadas para ese período que acabamos de borrar; para no perderlas, OMI las envía a un listado de Citas pendientes de reasignar, desde donde podremos volver a citar a las personas afectadas.

      La capacidad de un usuario para anular dietarios se define en OMI-GUR. En nuestra opinión, por razones organizativas, este permiso debe concederse sólo a los administrativos y a los supervisores, pues serán los primeros los encargados de reasignar las citaciones “colgadas”. De paso, evitaremos anulaciones inconvenientes.


      Transferir dietario
      El acceso a la pantalla Transferir dietario es similar al anterior. Lo que pretendemos es “pasar” el dietario, con citas y “huecos”, a otro profesional diferente del original. El destinatario de la transferencia tendrá ahora una nueva agenda que será el resultado de la suma de la que ya tenía más la transferida.

      Esta función sirve, entre otras cosas, para intentar salir del apuro cuando inesperadamente falta un profesional al trabajo y hay que apañárselas sobre la marcha.


      Reasignar dietario
      Tras anular un dietario es probable que dejemos de ver algunas citas dadas, pero no se pierden, sino que, como hemos comentado, se almacenan en un listado que queda pendiente de reasignar. Habrá que elegir cada cita y buscarle otra nueva. En algunas ocasiones no quedará más remedio que ponerse en contacto con el paciente para informarle del cambio.
       
       

      IMPRIMIR LA AGENDA

      En la pantalla de la Agenda, si pulsamos Agenda => Imprimir agenda, podemos obtener un listado por profesionales de sus agendas (la hoja de citaciones diaria) o por pacientes (recomendada para la extracción ordenada de las historias de papel del archivo). Los campos que deben aparecer en la hoja impresa y su disposición, se definen para todo el centro en OMI-GUR => Directivas => Valores del programa => Listado de Agenda.
       
       

      GESTIÓN ASISTENCIAL

      En la pantalla Agenda se puede realizar lo que OMI llama Gestión asistencial y que permite trabajar a cualquier usuario, ya sea administrativo o sanitario, con los pacientes citados en cada consulta o sala, en un día determinado. Accedemos a la pantalla correspondiente al hacer clic en el icono Gestión asistencial (rosquilla verde) o a través de la barra de menús, seleccionando Agenda => Asistencia. Podemos elegir el profesional o la sala que nos interesa y el día, y nos aparece el listado de los pacientes citados. Una vez seleccionado un paciente de la lista, los iconos de la parte superior nos permiten, de izquierda a derecha, anotar la hora en que realmente se atendió al paciente, señalar que el paciente acudió a la cita, señalar que no acudió, gestionar prescripciones, incapacidades temporales, órdenes médicas, vacunas, condicionantes y problemas, y registrar las enfermedades de declaración obligatoria (EDOs).

      La funcionalidad de esta pantalla es tremenda. Podría parecer que está pensada únicamente para los centros con informatización exclusiva del área administrativa, ya que desde aquí podemos añadir registros en ciertos apartados de la historia, inaccesibles desde otro sitio para los administrativos, pero también pueden beneficiarse de estas funciones los sanitarios informatizados, por ejemplo, para el registro rápido de la vacunación de la gripe, etc.

       

      MENSAJES EN LAS AGENDAS

      Hay un sistema de creación de mensajes de aviso en las agendas, para que se disparen al entrar en ellas para dar citas. Se llama “Mensaje médico” (quedaría mejor “Mensaje agenda” ¿no?) y se define desde la barra de menús en Auxiliares => Ficheros auxiliares => Profesionales y luego haciendo doble clic en el usuario a cuya agenda queremos incorporar el aviso. Dispone de un campo fecha (Fecha mensaje) donde registrar el último día en el que queremos que se nos muestre.