Gestores personales de bases de datos bibliográficas
Manejando referencias
Por Rafael Bravo Toledo
Publicado en Information World en Español, octubre de 1996 nº48
Índice :
Introducción

Principales características y funciones

Principales gestores personales de bases de datos bibliográficas

Conclusiones

Direcciones Internet relacionadas

nuevas direcciones

El articulo dado su fecha de publicación esta un poco obsoleto, un nuevo articulo esta pendiente de publicación en la revista Atención Primaria, motivo por el cual no se expone todavía en esta página, si desea una copia hagamelo saber y se lo enviare en formato word (158k comprimido con winzip)  Rafael Bravo Toledo


Introducción

Hace casi treinta años, la queja de una secretaria cansada de reescribir largas listas de referencias bibliográficas, cada vez que a su jefe le devolvían un artículo y decidía enviarlo a otra revista, originó la asunción, por las principales revistas biomédicas, de un formato estandarizado de escribir y citar en el texto las referencias bibliográficas, lo que más tarde se llamo el estilo Vancouver. A pesar de estos y otros esfuerzos normalizadores, todavía persisten varios estilos según la revista y el campo científico al que nos refiramos. Hoy en día, nuestra secretaria tendría menos problemas, y no sólo por las potencialidades de los procesadores de texto, sino por la disponibilidad de unos programas especiales -gestores de bases de datos de referencias bibliográficas- diseñados para ayudar a los investigadores a almacenar, buscar y manipular referencias bibliográficas de una base de datos personal.

En una revisión reciente, se referían más de cincuenta programas de estas características existentes en el mercado, desde "shareware" diseñados de forma aficionada por investigadores, hasta programas comerciales respaldados por prestigiosas empresas de la información. Si a esto le añadimos el uso personalizado de gestores clásicos de bases de datos relacionales o la presencia de gestores de información documental dirigidos a usuarios finales, como Idealist o AskSam, vemos que el campo donde elegir es bastante amplio. Nos referiremos sólo a los programas dedicados en exclusiva a manejar bases de datos de referencias bibliográficas y que añaden a esta función básica, la versatilidad en los formatos de salida, de acuerdo con diferentes estilos de citación y la posibilidad de incluir las referencias en textos de artículos científicos.

En la tabla 1 se reseñan alguno de los programas con los que, en mayor o menor profundidad, hemos tenido contacto, tras comentar las características generales de estos programas, se añade un breve comentario de los más populares, procurando representar a todos los sistemas operativos.

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Principales características y funciones

Introducción de datos

La introdución de datos en estos programas se hace utilizando registros con estructuras predefinidas, que representan los diferentes tipos de publicaciones: artículos de revista, libros completos, capítulos de libros, tesis informes, etc. Cada uno de ellos con campos comunes como autores, año, fuente, resumen, palabras clave, junto a campos específicos del tipo de publicación. Esto facilita la introducción de datos, pero confiere a estos programas cierta rigidez que se hace más evidente si no encontramos el tipo de publicación que deseamos introducir, entre estos registros predefinidos. Las versiones más modernas y potentes obvian este inconveniente, proporcionando hasta 30 tipos diferentes de registros que permiten introducir referencias de documentos menos estándar, como mapas, documentos legales, programas de ordenador, partituras, material audiovisual, etc. incluyendo además la posibilidad de crear nuevos tipos de registros o de personalizar los existentes.

La longitud máxima de los campos varía según el carácter de éstos y los diferentes programas, suelen ser suficientes siempre que tengamos en cuenta que estamos en una bases de datos bibliográfica y no en una de tipo documental, los campos de texto, tipo notas o resumen, suelen tener una longitud máxima entre 16 y 32.000 caracteres. Se utilizan editores de textos en general rudimentarios, aunque los programas más avanzados presentan funciones, como presencia de caracteres no anglosajones, copiar y pegar, modificar el tipo de letra, incluir cursivas, negritas y subrayados.

Muchos de estos programas generan listas de términos procedentes de los campos "indizados" en los que la información repetida es frecuente. Disponemos de listas de autores, palabras clave y nombres de revistas, a los que se puede acceder durante la introducción de datos, esto acelera la entrada manual, evita errores y permite conocer previamente si estos términos se encuentran en nuestra base de datos, especialmente útil cuando editamos el campo de descriptores. A veces existe la posibilidad adicional de "chequear" las palabras del campo título o resumen para, si coinciden con algunas de las palabras clave previamente introducidas, incluirse automáticamente en el campo de descriptores del nuevo registro.

Importación de registros

Las principales bases de datos bibliográficas "On-line" o en CD-ROM, no mantienen formatos estándar cuando generan la salida de sus registros, encontrándonos muchos y variados formatos dependiendo del tipo de base de datos e incluso del distribuidor. Una de las características mas apreciadas de este tipo de programas, es la capacidad de importar registros descargados de éstas. En general, esta capacidad está encomendada a módulos opcionales integrados o no en el programa, que contienen diferentes filtros de importación para las bases de datos y distribuidores más habituales e incluso para formato MARC. Si entre éstos no se encuentra el formato de una base de datos de la que deseemos importar o bien éste ha cambiado, tenemos la posibilidad de modificar los existentes o crear un nuevo filtro, aunque suele ser una tarea complicada; en otros casos se facilita bajo demanda por parte de la empresa creadora del programa.

Al no existir un estándar entre estos programas y no haber uno que domine claramente el mercado, es poco usual encontrar la posibilidad de traspasar automáticamente bases de datos generados en uno de los programas a otro de la misma categoría. A pesar de esto, la mayoría permiten importar y exportar bases de datos con campos y registros delimitados por marcas, como comas o retornos de carro, con lo cual se pueden traspasar los datos entre uno y otro a través de pasos intermedios no siempre fáciles.

Al igual que desde la entrada de datos, estos programas pueden, durante el proceso de importación, detectar la presencia de registros duplicados y algunos permiten la edición de los registros durante este proceso.

Búsquedas

Una vez creada las base de datos con nuestras referencias, y desde la perspectiva de organización de un archivo personal o de una pequeña biblioteca, interesa especialmente la capacidad de búsqueda y rapidez de ésta.

Las búsquedas se suelen realizar en campos determinados, aunque también existe la posibilidad de buscar en toda la base de datos, puede ser asistida mediante formularios o pantallas preconfiguradas o construir estrategias de búsquedas con el teclado. Durante la búsqueda es posible acceder a la lista de términos de los campos indizados y construir búsquedas complejas en varios campos o combinando términos con los "operadores booleanos" clásicos. Funciones más avanzadas, como el uso de operadores relacionales, truncamientos y máscaras o comodines, están disponibles en algunos de estos programas, así como la posibilidad de acotar las búsquedas o la de guardar la estrategia para su uso posterior. Dado el no excesivo tamaño que suelen alcanzar estas bases de datos, la rapidez de las búsqueda es bastante satisfactoria aunque vendrá determinada por el campo donde la realizemos, indizado o no, y de la velocidad y potencia del ordenador que utilicemos.

Creando bibliografías

En el campo científico, una de las propiedades más apreciadas, es la posibilidad de originar lista de referencias a partir de bases de datos personales, en los diferentes estilos de citación que utilizan las revistas en las que publican o de los diferentes campos en los que trabajan. Los gestores personales de bases de datos bibliográficas, permiten crear bibliografías aisladas o introducir la listas de referencias dentro de un manuscrito, con las adecuadas llamadas a esta lista en el cuerpo del texto de forma automática.

La cantidad de estilos de citación soportados, varían desde los más comunes como el estilo Vancouver, Harvard MLA, Turabian o Chicago, hasta programas que incluyen más de cien estilos clasificados según la revista que los recomienda. Una vez seleccionadas las referencias, podemos generar listas que pueden ser enviadas a la impresora, al monitor o a un archivo de texto en formato ASCII o de los procesadores de texto más habituales en el estilo de citación seleccionado, además podemos incluir a voluntad otros campos de los registros que no correspondan a los propios de la descripción bibliográfica.

En algunos casos, los programas permiten generar las listas de términos junto con las referencias relacionadas con éstos, originando así listas de referencias por revistas, autores o materias a la manera de un índice KWOC, en otros casos se generan listas de términos junto con el número de registros en los que aparecen.

Para la construcción de bibliografías a partir del manuscrito de un artículo, los diferentes programas utilizan diversos métodos, que en general se basan en insertar en el texto códigos, automática o manualmente, cada código representa una referencia de la base de datos. El programa reemplaza automáticamente los códigos con números consecutivos volados (o autor-año entre paréntesis) y añade al final del artículo la lista de referencias adecuadamente formateadas y ordenadas, conforme aparecen en el texto o alfabéticamente, de acuerdo al estilo seleccionado. Se genera un nuevo archivo con la bibliografía incluida, preservándose el archivo de texto original. Para realizar esta función, la mayoría de los programas trabajan al menos con alguno de los procesadores de texto más populares como Word, Word Perfect o AmiPro, en sus diferentes versiones, variando el número y las actualizaciones según el programa, con clara ventaja de los programas comerciales sobre los de "shareware".

Miscelánea

La proliferación de programas de estas características y la competencia entre los principales, hace que podamos disponer de otras funciones adicionales como pueden ser la edición global de registros que permiten el borrado o la sustitución automática de términos en un campo de todos los registros, clasificar los registros para su visualización o impresión de acuerdo a diferentes criterios o campos, crear nuevas bases de datos a partir de una búsqueda, cambiar la estructura de los registros, introducir campos nuevos definidos por el usuario lista de palabras vacías, listas de nombres abreviados de revistas o sinónimos conectadas con la lista principal y últimamente campos específicos para direcciones y documentos obtenidos en Internet.

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Principales gestores personales de bases de datos bibliográficas

Papyrus

Sólo disponible en versión DOS, aunque ya se ha anunciado una versión para Mac, su bajo precio, su versatilidad y la gran cantidad de funciones que incluye, lo hacen uno de los mejores programas de este tipo, sobre todo si tenemos en cuenta la relación calidad/precio. La versión más actual es la 7.0 que soporta una gran cantidad de estilos de citación, un aceptable, aunque limitado, editor de textos para la entroducción de registros y un módulo de importación de registros incluido en el programa sin coste adicional, que permite importar de las bases de datos más variadas, posibilita la creación de nuevos filtros y el proceso de importación, aunque algo lento con ordenadores poco potentes, es muy fiable, detectando registros duplicados con bastantes facilidad. Permite trabajar con la mayoría de los programas estándar de proceso de textos y la documentación que lo acompaña es muy completa y didáctica, si bien y como en el resto de los programas, tiene el inconveniente para nosotros del idioma inglés. Muchas de las funciones que presentaba Papyrus desde hace tiempo, como el recuento de ocurrencias en los campos indizados o la posibilidad de personalizar los filtros de importación, han sido asumidas más tarde por sus rivales mas difundidos. Al pertenecer a una pequeña pero dinámica empresa, las grandes actualizaciones se dilatan en el tiempo, lo que representa, junto con la obsoleta interface DOS, su principal desventaja; por el contrario, los pequeños cambios y las actualizaciones son frecuentemente complementados con un excelente y personalizado soporte técnico.

Procite

Uno de los más veteranos, disponibles en versiones para MS-DOS, Mac y Windows, también en versión para red. Si tenemos en cuenta características como edición de registros, tipos diferentes de registros, campos por registro, estilos de citación, compatibilidad con procesadores de texto, etc., Procite siempre encuentra algún rival que lo supera, sin embargo en la mayoría de las ocasiones ocupa un segundo puesto que le lleva a ser el más completo de su clase. Destaca en la generación de listas bibliográficas por materias a partir de cualquier campo y en la integración con el procesador de textos Word de Microsoft, permitiendo la posibilidad de acceder a los registros de una base de datos de Procite directamente desde Word, ahorrando los pasos intermedios que necesitan los demás programas cuando insertan llamadas y generan bibliografías a partir de un texto. Esta propiedad, denominada por los creadores del programa "Cite while you write", sólo esta disponible para el procesador de textos Word de Microsoft.

La importación de registros se realiza mediante un módulo opcional denominado BiblioLink, con diferentes opciones y versiones, no esta integrado en el programa, debiendo ejecutarlo separadamente.

En la versión para Windows más reciente Procite 3.2.1, incluye un paquete opcional denominado Internet Enable que se compone de los programas NetCite más Book Where? Pro. Netcite esta integrado en el programa y permite capturar información procedente de Internet a partir de Netscape; inserta automáticamente el URL en un campo específico, permite incluir el resto de la información presente en Netscape en otros campos con la función de copiar y pegar. La información se almacena así en forma de registros de Procite con todas sus potencialidades de organización, búsqueda, salida y la adicional de lanzar una URL desde el propio programa. Book Where? Pro busca simultáneamente en catálogos de bibliotecas ubicados en Internet que utilizan el protocolo Z 39.50 y descarga los registros seleccionados directamente a una base de datos de Procite.

Reference Manager

También disponible en versiones para MS-DOS, MAC y Windows, Reference Manager ha pasado en sus últimas versiones de ser un programa fácil de usar pero poco versátil, orientado sobre todo al campo de la biomedicina, a ser el programa que tiene la mayor cantidad de formatos predefinidos de registros y campos definibles por el usuario, de manejo sencillo, más de cien estilos de citación y un módulo opcional de captura de registros bibliográficos, sencillo de usar, perfectamente integrado y que contiene la mayor parte de los servicios en CD-ROM y On-line.

Como ventaja adicional presenta la compatibilidad con un producto de alerta bibliográfica médica, de la misma empresa, llamado Reference Update. Derivadas de la facilidad de uso, vienen sus principales desventajas, con una interface en la edición manual de registros algo rígida, lenta y con un editor de textos insuficiente para la edición de los campos más largos.

Research Information Systems, empresa que comercializa Reference Manager, es una subsidiaria del ISI editor del famoso Science Citation Index y de los Current Contents, recientemente ha adquirido a Personal Bibliográfic Software, la empresa creadora de Procite, aunque han declarado mantener los dos productos separadamente, proporcionando mantenimiento para ambos programas.

End Note

Al contrario que otros programas End Note ha estado dedicado desde su inicio al entorno Macintosh, no obstante dispone de versiones para DOS y Windows, siendo el único que ya ha implementado una versión de 32 bits, aunque no tiene versión para uso en red. Está especialmente implantado en el mundo universitario americano, con descuentos especiales para estudiantes y personal académico. Presenta la mayoría de las funciones de los principales, con capacidad de importar bases de datos de Procite o Reference Manager, lo que facilita la migración desde otros programas bibliográficos. No permite generar listados bibliográficos ordenadas por materias y los tipos de registros predefinido no son numerosos. Sin embargo las últimas versiones disponen de campos específicos para URL de Internet y la posibilidad de acceso directo desde el procesador de textos Word de Microsoft.

EL modulo de importación, opcional, se llama EndLink, integrado en el programa principal proporciona filtros suficientes para la mayoría de las bases de datos.

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Conclusiones

Si usted quiere un programa barato que funcione en su viejo ordenador pero que no desmerece en su capacidades a los mas sofisticados debería elegir Papyrus. Pero debe estar dispuesto a trabajar en anticuados interfaces DOS y a tener ciertos problemas cuando intente ejecutarlo desde sistemas operativos modernos como Windows 95. Como contraprestación tendrá la mejor ayuda en línea, el propio creador del programas le contestara en la lista de discusión a cualquier problema que le pueda surgir.

Si además de manejar gran cantidad de material bibliográfico es usted un convulso Internauta y empieza a tener problemas con organizar toda la información obtenida en la autopista, sin duda su programa es Procite, con el la información nos solo estará en "la punta de sus dedos" sino que la tendrá almacenada en su ordenador en forma de referencias bien organizadas.

Si por el contrario, lo que se quiere es un programa de fácil manejo y que le sirva para almacenar y organizar referencias capturadas de gran numero de bases de datos, debería considerar Reference Manager o End Note Plus con ventaja para el primero con respecto al numero de modelos de registros, uso en redes y la creación de listas de referencias ordenadas por revistas palabras clave o autores. Si prefiere una buena integración con procesadores de texto cuando genera bibliografías a partir de manuscritos y debe compartir información con usuarios de Mac, se debe inclinar por el segundo.

En cualquier caso, debe estar dispuesto a pagar una cantidad de dinero un poco excesiva para un solo programa que va de los 99 dólares de Papyrus a los mas de 300 dólares de Procite o Reference Manager. Si se inclina por programas shareware pagará menos, pero tendrá que asumir un peor soporte y retrasos en la actualización. De todas formas, casi todos los programas tiene a sus disposición vía Internet versiones demo, consígalas y pruebe, seguramente quedará "enganchado" a alguno y considerará su compra cuando vea cuan útiles pueden ser, el autor además de casi conseguir el desideratum de organizar su propia biblioteca, no ha vuelto a teclear una referencia desde que los descubrió.

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Nuevas direcciones

  • Personal File Management
  • Bibliography Formatting Software: An  Evaluation Template (actualizado noviembre de 1999)
  • Reference Managers
  • Getting Started With Procite 3.2 for Windows
  • Refmaker
  • Information Explorer
  • Personal bibliographic Managers
  • Personal File Management
  • Evaluation of Reference Management Software(comparing Papyrus with ProCite, Reference Manager, Endnote, Citation, GetARef, Biblioscape, Library Master, Bibliographica, Scribe, Refs)

  •  

     
     

    Direcciones Internet relacionadas con el tema

    Programas

  • Research Sotfware Designs: Papyrus
  • Research Information Systems: Procite y Reference Manager
  • Library Master
  • Niles Associates: End Note
  • Scholar's Aid

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  • Getting Started With Procite 3.2 for Windows A Self Help Workbook
  • Biblio Tech Review: Personal bibliographic databases

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    Tabla 1.- Principales programas gestores personales de
    bases de datos bibliográficas
    DOS Mac Windows 3.x Windows 95
    EndNote EndNote EndNotePlus EndNotePlus
      Book*    
    Papyrus      
    LibraryMaster      
    Procite Procite Procite  Biblioscape
    Sqare note      
    ReferenceManager  ReferenceManager ReferenceManager ReferenceManager
        Refs Refs
    Scholar'sAid 8-L
    Scholar'sAid 3s

    * ha cambiado de nombre, Bibliographica es el actual

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      Volver a página principal       Ultima actualización ( links) 30 de noviembre de 1999

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